Fluxuri de lucru

Ce este un flux de lucru

Un flux de lucru este o procedură de personal transformată în listă de verificare: toți pașii pe care trebuie să îi parcurgeți la o angajare, la o suspendare sau la o încetare de contract, în ordinea corectă, împreună cu documentele care trebuie generate la fiecare pas.

Rolul modulului este să nu mai depindeți de memoria persoanei care se ocupă de dosar. Procedura este scrisă o singură dată, iar aplicația o repetă identic pentru fiecare angajat, urmărește ce s-a făcut și ce nu, și completează automat documentele cu datele din HRiFlow.

Cele două noțiuni de bază

Întreg modulul se construiește pe distincția dintre șablon și flux. Este singurul lucru care trebuie înțeles înainte de a începe.

Noțiune	Ce este	Unde se administrează
Șablon (model)	Rețeta procedurii: lista de pași și documentele asociate. Se definește o singură dată și nu conține date despre vreo persoană.	Setări → Fluxuri de lucru
Flux (instanță)	Aplicarea rețetei pentru o persoană anume. Are progres propriu, documente proprii și un responsabil.	Organizație → Fluxuri de lucru

Un șablon poate genera oricâte fluxuri. Modificarea unui șablon nu schimbă fluxurile deja pornite. Acelea rămân cu pașii pe care i-au avut la momentul pornirii.

Unde se găsește modulul

„Fluxuri de lucru” apare în două locuri diferite din meniul principal, iar cele două nu fac același lucru. Este cea mai frecventă confuzie la început.

Organizație → Fluxuri de lucru (utilizare zilnică)

Aici porniți fluxuri pentru angajați și lucrați în ele. Acesta este ecranul folosit zi de zi de departamentul de resurse umane.

Ecranul se deschide pe lista fluxurilor aflate în lucru. Într-o companie în care modulul nu a fost încă folosit, lista este goală și aplicația propune direct câteva proceduri gata configurate, cu buton de pornire imediată.

Setări → Fluxuri de lucru (configurare)

Aici se administrează șabloanele: se consultă cele livrate de HRiFlow, se copiază și se adaptează la procedura internă a companiei. Este o zonă de configurare, folosită rar și de regulă de un administrator.

Biblioteca de șabloane

Ecranul de configurare este împărțit în două categorii, comutabile din butoanele de sus.

• Șabloane HRiFlow: procedurile livrate standard cu aplicația, construite pe articolele din Codul Muncii. Nu pot fi modificate, ci numai copiate.
• Șabloane companie: copiile proprii și procedurile construite de la zero. Acestea sunt editabile.

Suplimentar, fiecare categorie are un filtru „Modele active” / „Modele arhivate”, pentru a scoate din listă procedurile care nu se mai folosesc, fără a le șterge.

De reținut: butonul „Adaugă șablon” este inactiv cât timp sunteți în catrul secțiunii „Șabloane HRiFlow”. Devine activ după comutarea pe „Șabloane companie”, pentru că numai acolo se pot crea proceduri noi.

Pornirea unui flux

Pornirea se face din Organizație → Fluxuri de lucru, cu butonul „Adaugă flux”. Aplicația cere două lucruri: pentru cine este procedura și după ce șablon se desfășoară.

Pentru cine este fluxul

Există două variante, iar alegerea contează:

• Un angajat din HRiFlow: pentru persoane care există deja în aplicație. Se folosește la suspendări, încetări și actualizări de date.
• O persoană fără cont în HRiFlow: pentru candidați care urmează abia să fie angajați. Se introduce doar numele, iar contul de angajat se creează mai târziu, în cadrul unui pas din flux.

A doua variantă rezolvă o problemă reală de proces: dosarul de angajare începe înainte ca persoana să fie salariat, deci înainte să aibă un cont. Fluxul poate începe imediat ce candidatul a acceptat oferta.

Alegerea șablonului

Lista de șabloane are căutare și aceleași două categorii ca în ecranul de configurare. După selectarea unui șablon, butonul „Adaugă” devine activ.

La confirmare, aplicația creează fluxul și îl deschide direct, fără alte confirmări.

Lucrul într-un flux

Ecranul de lucru este o listă de verificare grupată pe secțiuni numerotate. În antet se află numele persoanei, procedura, contorul de progres și butonul de finalizare.

Ce poate conține un pas

În funcție de tipul lui, un pas se comportă diferit:

Comportament	Ce face utilizatorul
Încărcare fișier	Atașează scanul unui act primit de la angajat (buton „Alegeți fișier”, maximum 20 MB).
Generare document	Apasă „Generează”, iar aplicația completează automat documentul cu datele din HRiFlow.
Acțiune în aplicație	Deschide un formular al aplicației, de exemplu crearea contului angajatului sau a contractului.
Pas informațional	Afișează date utile pentru decizie, cum ar fi zilele de concediu rămase.
Simplă confirmare	Bifează că activitatea s-a efectuat, de exemplu comanda cardului de bonuri de masă.

Crearea angajatului din interiorul fluxului

Pasul „Adaugă salariat în HRiFlow” deschide formularul complet de angajat, precompletat cu numele introdus la pornirea fluxului. Nu trebuie să părăsiți procedura pentru a crea contul.

Observație utilă: opțiunea „Cont HRiFlow (suport) nu se numără la abonament, ci permite crearea unui cont care nu consumă licență. Aceasta este varianta potrivită pentru teste sau pentru persoane care nu vor folosi efectiv aplicația.

Marcarea progresului

Fiecare pas are o bifă proprie. După bifare, comenzile pasului se blochează — pasul este considerat închis, iar documentul nu mai poate fi înlocuit din greșeală.

Contorul din antet numără secțiunile, nu pașii individuali. O secțiune se închide prin bifa de pe titlul ei, iar abia atunci progresul avansează.

Rezumatul

Butonul „Vezi rezumat” comută pe o vedere strict de citire a întregii proceduri, utilă pentru verificarea dosarului sau pentru prezentarea lui altcuiva. Revenirea la modul de lucru se face cu „Continuă fluxul”.

Trei reguli care explică ce vedeți pe ecran

Următoarele trei comportamente sunt intenționate, dar pot părea defecțiuni dacă nu sunt cunoscute.

a) Butoane „Generează” inactive

Un pas de generare poate avea pași prealabili. Cât timp aceștia nu sunt marcați ca efectuați, butonul rămâne gri. Într-un flux de angajare, majoritatea documentelor depind de existența angajatului și a contractului în aplicație. Este normal ca ele să fie blocate la început, pentru că altfel s-ar genera documente fără date.

b) Bifarea blochează pasul

Bifa nu este un simplu marcaj vizual: ea închide pasul și dezactivează încărcarea sau generarea aferentă. Dacă trebuie să reveniți, debifați pasul înainte de a înlocui documentul.

c) Modificările la șabloane nu se salvează singure

În editorul de șabloane, salvarea este explicită. La părăsirea paginii cu modificări nesalvate, aplicația avertizează și solicită o dublă confirmare.

Urmărirea și arhivarea fluxurilor

Lista fluxurilor active arată, pentru fiecare flux în lucru, data începerii fluxului, persoana vizată, tipul fluxului, progresul și responsabilul.

Pe fiecare rând există trei acțiuni: continuarea fluxului, duplicarea pentru o altă persoană și arhivarea.

Arhivarea scoate dosarul din lista curentă fără să-l șteargă. În secțiunea „Fluxuri arhivate” rămâne consultabil, iar singura acțiune disponibilă devine „Rezumat” (istoricul se păstrează intact, dar nu mai poate fi modificat).

Personalizarea șabloanelor

Procedurile livrate de HRiFlow acoperă cazurile uzuale, dar fiecare companie are particularitățile ei. Adaptarea se face în trei etape.

Pasul 1: Copierea unei proceduri existente

Un șablon HRiFlow nu se modifică direct. Pe rândul lui există o singură acțiune, „Duplică”, disponibilă la trecerea mouse-ului peste rând.

Copia apare ulterior în „Șabloane companie”, cu sufixul „(copie)” și cu toți pașii originalului. De aici înainte este a companiei și poate fi modificată liber.

Pasul 2: Ajustarea pașilor

Editorul afișează procedura ca structură arborescentă, formată din grupuri, pași și subpași. Fiecare pas are o etichetă care indică secțiunea din cadrul fluxului respectiv cu subpașii aferenți. Rândurile pot fi reordonate prin glisare cu mouse-ul.

Butonul „+” de pe orice rând adaugă un element nou și deschide lista opțiunilor disponibile.

Pasul 3: Configurarea unui pas

Aici se află, de fapt, toată inteligența modulului. Un pas de generare a unui document se configurează astfel:
• Șablon document: documentul care va fi completat automat;
• Serie și Folder: numerotarea și locul de arhivare ale documentului generat;
• Obligatoriu: dacă fluxul poate fi finalizat fără acest pas;
• Trimite documentul generat prin e-mail: dacă e nevoie ca documentul să se transmită sau nu și pe email persoanei vizate;
• Pași prealabili: condiționările descrise în capitolul 6, litera a);
• Dată limită: termen limită pentru completarea pasului, exprimat în zile, înainte sau după data începerii fluxului.

Scoaterea din uz a unei proceduri

Un șablon al companiei nu trebuie șters. Acțiunea „Dezactivează șablon” îl mută în „Modele arhivate”. Asta înseamnă că nu mai apare la pornirea fluxurilor noi, dar rămâne disponibil pentru consultare și poate fi reactivat.

Tipurile de pași disponibile

La construirea unei proceduri proprii pot fi folosite următoarele tipuri de pași.

Tip de pas	Utilizare
Generare document	Produce un document dintr-un șablon, completat cu datele din aplicație.
Generare adeverință de vechime	Variantă specializată, cu date de vechime calculate automat.
Acțiune pentru contract	Operează asupra contractului: creare, suspendare, încetare suspendare sau încetare.
Câmp profil	Cere completarea unui câmp din fișa angajatului (CNP, serie și număr CI, adresă, telefon și altele).
Pas informațional	Afișează informații pentru decizie, precum evenimentele în așteptare sau zilele de concediu rămase.
Creare utilizator	Creează contul de angajat în HRiFlow.
Câmp personalizat	Colectează orice altă informație. Acceptă text, numere, date calendaristice, liste, fișiere, note și semnătură.

Observație: tipul „Acțiune pentru contract” apare inactiv atunci când procedura conține deja o astfel de acțiune. O procedură operează asupra unui singur contract, o singură dată.

Anexă: Șabloanele HRiFlow livrate standard

Procedurile disponibile fără nicio configurare prealabilă, cu numărul de pași al fiecăreia.

Procedură	Pași
Angajare – perioadă nedeterminată	35
Angajare – perioadă determinată	35
Actualizare date personale ale salariatului	11
Încetare contract – Art. 31, alin.(3) | Încetare în perioada de probă	14
Încetare contract – Art. 55, lit. b) | Acordul Părților	12
Încetare contract – Art. 56, alin.(1), lit. a) | Decesul salariatului	14
Încetare contract – Art. 56, alin.(1), lit. c) | Pensionare	14
Încetare contract – Art. 56, alin.(1), lit. i) | Expirare CIM pe durată determinată	11
Încetare contract – Art. 65, alin.(1) | Desființare post	13
Încetare contract – Art. 81, alin.(1) | Demisie cu preaviz	12
Încetare contract – Art. 81, alin.(7) | Demisie cu renunțare la preaviz	12
Încetare contract – Art. 81, alin.(8) | Demisie fără preaviz	12
Suspendare contract – Art. 51, alin.(1), lit. a) | Concediu creștere copil	10
Suspendare contract – Art. 54 | Concediu fără plată	8
Întrerupere suspendare contract – Art. 54 | Concediu fără plată	9
Încetare suspendare contract – Art. 54 | Concediu fără plată	7